Begränsningar grundade i upphovsrätten

Många handlingar kan tillgängliggöras utan problem eftersom de inte omfattas upphovsrättsligt skydd, t.ex. för att de inte är originella eller för att handlingen inte omfattas av upphovsrätten enligt 9 § upphovsrättslagen. Det kan exempelvis gälla föreskrifter och beslut. Detsamma gäller handlingar som innehåller upphovsrättsligt skyddade verk eller andra prestationer, så länge det är staten eller en kommun som har upphovsrätten. Det kan exempelvis gälla databaser som skapats i den löpande verksamheten.

En del handlingar innehåller texter, bilder etc. som en annan part har upphovsrätten till. För att en myndighet ska kunna lämna ut dem krävs antingen (1) en inskränkning i upphovsrättslagen, främst de särskilda reglerna om allmänna handlingar, eller (2) ett avtal med rättighetsinnehavaren.

  1. Huvudregeln är att en myndighet får återge inkommande allmänna handlingar, även om de innehåller tredje mans skyddade verk (26 §). Därmed får en myndighet t.ex. lämna ut verk som ingår i korrespondensen med enskilda personer (se dock kraven på återgivandet i upphovsrätten).
  2. I vissa fall krävs ett tillstånd från den som innehar rättigheterna. Oftast är det dock opraktiskt att be om tillstånd i samband med själva tillgängliggörandet, utan myndigheten brukar i stället låta bli att lämna ut sådana prestationer. Det bästa är om myndigheten kan upprätta tydliga uppdrags- och anställningsavtal som tillåter att verket får göras tillgängligt för vidareutnyttjande, redan innan det skapas.

Oftast har anställda som arbetar med traditionellt myndighetsarbete, såsom ärendehandläggning och informationsverksamhet, ingen rätt att hindra vidareutnyttjandet av de handlingar som de skapar. De har uttryckligen eller underförstått överlåtit sin upphovsrätt till arbetsgivaren. Om det gäller mer konstnärliga prestationer kan upphovsmannen emellertid ha kvar rätten att bestämma om tillgängliggörandet, om det inte finns något uttryckligt avtal om saken.

När det gäller databaser som har skapats hos myndigheten är det oftast uppenbart att myndigheten har ett eventuellt databasskydd. Alltså finns det inget i upphovsrätten som hindrar att uppgifter från databasen lämnas ut.

Det är klokt att prioritera informationsresurser med följande innehåll:

  • handlingar som inte omfattas av upphovsrätt
  • handlingar som får återges enligt reglerna om allmänna handlingar
  • handlingar där det är uppenbart att staten eller en kommun har upphovsrätten.