Beräkna nyttor och kostnader för öppna data

Till vägledningen finns ett excelverktyg för att göra kostnads- och nyttokalkylberäkningar för enskilda datamängder. Nedan redovisas och förklaras de frågor som behöver besvaras för att göra beräkningarna.

Prioriteringar

Till att börja med behöver det tas ett övergripande beslut som gäller alla verksamheter i kommunen och landstinget gällande hur prioriteringarna i arbetet med öppna data ska se ut. Vilka nyttor ska myndigheten lägga störst vikt vid? Och ska kostnaderna väga lika tungt som nyttorna?

I det bifogade excelverktyget beräknas prioriteringarna i procent. Demokrati har getts 25 procents vikt, effektivitet 10 procent och ändamålsenlighet 15 procent. Kostnaderna har getts samma vikt, 50 procent, som de totala nyttorna.

Dessa prioriteringar kan utgöra en utgångspunkt för diskussionerna i myndigheten.

Demokrati

Hur stor är den potentiella målgruppen för datamängden?

Frågan avser att bedöma hur många utanför myndighetens organisation som kan ha nytta av datamängden oavsett om de har visat intresse eller inte. Målgruppen bedöms på en skala från mycket liten till mycket stor och ska sättas i relation till den totala befolkningen i det aktuella upptagningsområdet.

Här är det viktigt att tänka på att upptagningsområdet för vissa typer av data kan vara antingen större eller mindre än den egna myndighetens geografiska område.

I hur stor utsträckning kan datamängden bidra till att stärka demokratin?

Det finns flera faktorer som bör vägas in i svaret på denna fråga. Det handlar både om att bedöma ifall aktiviteten kring enskilda frågor kan öka och om datamängden kan bidra till ett ökat engagemang eller fördjupad kunskap i det civila samhället.

Slutligen bör det även vägas in ifall en publicering av datamängden kan öka förståelsen för den egna verksamheten och på så sätt stärka tilliten till den offentliga verksamheten.

Samtliga tre aspekter ska vägas in i svaret och en hög poäng på endast en av aspekterna får inte resultera i högsta poäng för frågan.

Hur stor är efterfrågan på datamängden från allmänhet och media?

Denna fråga avser att mäta den verkliga efterfrågan, alltså inkommande förfrågningar från allmänhet och media. Efterfrågan ska i detta fall ställas i relation till efterfrågan på andra datamängder.

Effektivitet

Hur stor verksamhetspåverkan har datamängden?

Frågan avser att möta hur central datamängden är för myndighetens verksamhet. Verksamhetspåverkan avser både hur stor del av den totala budgetomslutningen som berörda verksamheter står för, hur många av de myndigheten är till för som berörs av verksamheterna och hur kritiska verksamheterna är.

Hur omfattande är de eventuella manuella insatser som behövs för att bistå andra myndigheter med information ur datamängden?

I många fall har kommuner och landsting redan de integrationer de behöver för att utbyta information mellan sina egna myndigheter. Om så är fallet och om det inte förekommer några förfrågningar alls från externa myndigheter ska värdet på denna fråga sättas till noll (0) annars ska en sammanvägning av mängden förfrågningar och den tid det tar att hantera dessa göras.

Hur lång tid tar det idag för en utomstående part att få ut information från datamängden?

Frågan avser att besvara hur lång tid det tar för allmänheten, företag, media, andra myndigheter etc att få ut information från den aktuella datamängden. Värdet sätts på en femgradig skala från mycket snabbt till mycket långsamt. Ett riktmärke är att mycket snabbt är under en timme, ganska snabbt är under sex timmar, varken snabbt eller långsamt är under 24 timmar, ganska långsamt är under sju dagar och mycket långsamt är sju dagar eller mer.

Ändamålsenlighet

I hur stor utsträckning kan datamängden underlätta för målgruppen att tillgodogöra sig sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter?

Frågan bygger på myndighetens egen uppskattning och avser sådana val som myndighetens målgrupper gör inom välfärden, dels sådana beslut som allmänhet och företag behöver ta i förhållande till det allmänna, dels hur ett tillgängliggörande kan bidra till att i övrigt underlätta vardagen för allmänhet och företag.

Hur stor nytta kan potentiella vidareutnyttjare ha av datamängden i den form den är tänkt att tillgängliggöras?

Svaret på denna fråga är en sammanvägning av den erfarenhet som finns redovisad i denna vägledning, den erfarenhet som myndigheten själva bygger upp med tiden samt faktorer som begränsande villkor, eventuella avgifter, filformat och liknande.

Ett högt förväntat kommersiellt eller akademiskt intresse höjer värdet men begränsande villkor, avgifter och ej maskinläsbara eller proprietära format sänker det.

Hur stor är efterfrågan på datamängden från potentiella vidareutnyttjare?

Denna fråga avser att besvara den verkliga kända efterfrågan från näringsliv samt forsknings- och utbildningsinstitutioner. Efterfrågan ska i detta fall ställas i relation till efterfrågan på andra datamängder.

Kostnader

Hur omfattande investeringar kommer det att behövas i ny programvara, it-infrastruktur eller liknande för att tillgängliggöra datamängden?

Denna fråga rör endast den för beräkningen aktuella datamängden. Generella investeringsbehov för öppna data ska inte sättas upp på en enskild datamängd. De bör antingen redovisas separat eller fördelas på ett flertal datamängder över tid.

Hur svårt är det att extrahera datamängden i ett öppet och maskinläsbart format?

I svaret på frågan ska vägas in sådant som om det finns möjlighet att extrahera information ur systemet automatiskt och om det går att göra så till öppna maskinläsbara format. I frågan kan också vägas in om det redan finns ett API som går att använda publikt.

I vilken utsträckning finns det redan färdiga beskrivningar över datamängdens metadata och semantik?

Frågan avser sådant som om det redan finns färdiga beskrivningar över datamängdens metadata (som framställts på annat håll) och som går att återanvända samt om myndigheten har tillgång till en beskrivning över databasens semantik (begrepp) och struktur. Finns det ett API som går att använda publikt ska det även vägas in om det finns en dokumentation för det.

I vilken utsträckning behöver datamängden bearbetas innan den tillgängliggörs?

Här ska en sammanvägning göras av de insatser som kan behövas för att beskriva datamängdens kvalitet och säkerställa att den inte innehåller någon persondata eller sekretessbelagda uppgifter.

I vilken utsträckning kommer myndigheten erbjuda stöd till vidareutnyttjarna för att använda datamängden?

Stöd till vidareutnyttjare kan ges på flera sätt. Det enklaste är i form av frågor och svar som publiceras i anslutning till datamängden. Det mest avancerade består av personlig support och ett aktivt arbete med utvecklargrupper. Även om vidareutnyttjarna objektivt sätt skulle behöva stöd för att på bästa sätt nyttja datamängden har myndigheten ingen skyldighet att erbjuda ett sådant stöd. Svaret på frågan avser alltså vilket stöd som myndigheten avser att erbjuda.

Informationssäkerhet

Frågan om informationssäkerhet avser att besvara vilka konsekvenser för konfidentialiteten det skulle få om datamängden tillgängliggjordes som öppna data i sin nuvarande form.

Förlust av konfidentialitet skulle få allvarliga konsekvenser

Information där förlust av konfidentialitet innebär allvarlig/katastrofal negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild individ.

Förlust av konfidentialitet skulle få betydande konsekvenser

Information där förlust av konfidentialitet innebär betydande negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild individ.

Förlust av konfidentialitet skulle få måttliga konsekvenser

Information där förlust av konfidentialitet innebär måttlig negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild individ.

Förlust av konfidentialitet skulle få inga eller försumbara konsekvenser

Information där det inte föreligger krav på konfidentialitet, eller där förlust av konfidentialitet inte medför någon eller endast försumbar negativ påverkan på egen eller annan organisation och dess tillgångar, eller på enskild individ.

Kostnader och intäktsbortfall

I dessa fält redovisas kända kostnader för att tillgängliggöra datamängden samt kända kostnadsbortfall ifall datamängden utgör sådana data som tidigare tillhandahållits mot betalning