Krav vid upphandling och inköp

För att säkerställa att myndigheten på ett kostnadseffektivt sätt kan arbeta med öppna data bör myndigheten vid utveckling eller upphandling av bland annat it-baserade verksamhets- och stödsystem överväga att inkludera nedanstående områden i sitt förfrågningsunderlag. Kraven kan även vara relevanta i ett flertal andra upphandlingar där varar och tjänster som har någon form av informationsinnehåll köps in. Det kan exempelvis handla om att begära kostinformation om skolmaten, produktinformation om förbrukningsvaror eller information om kvantitet och vikt för levererade varor i elektronisk form.

Kraven bör även tydligt framgå i de avtal som skrivs med leverantörerna. Det är även viktigt att avtalen behandlar frågor om vad som kan utgöra grund för hävning av avtalet i förhållande till de uppställda kraven.

Om myndighetens arbete med öppna data

I förfrågningsunderlagets inledande avsnitt som beskriver bakgrund till och syfte med upphandlingen bör det finnas ett stycke som beskriver att det finns ett stort värde i att andra aktörer kan vidareutnyttja myndighetens informationsresurser och att myndigheten därför arbetar med att tillgängliggöra sin information som öppna data. Den produkt eller tjänst som ska upphandlas bör därför vara anpassad för att möta de krav som ett uthålligt och effektivt arbete med öppna data ställer.

Definitioner av begrepp

Det är viktigt att begreppet data definieras i de avtal som skrivs och att detta beskrivs redan i förfrågningsunderlaget. Data bör beskrivas och definieras i tre nivåer: verksamhetsdata, stödjande data och metadata.

  1. Verksamhetsdata är de data som är direkt kopplade till verksamheten och är meningsfulla i sig själv så väl som i kombination med stödjande data eller metadata.
  2. Stödjande data är data som i systemet kombineras med verksamhetsdata till exempel för att koppla en text till ett kodvärde, listor över tillåtna värden etc.
  3. Metadata beskriver eller definierar verksamhetsdata och stödjande data på en sådan nivå att feltolkningar av data kan undvikas av personer med medelgod kunskap om den verksamhet som systemet är en del av.

Äganderätt till data

Det är viktigt att tillförsäkra att myndigheten har äganderätt till både verksamhetsdata, stödjande data och metadata så att denna fritt kan erbjudas till vidareutnyttjare. I vissa fall kan det vara så att det finns andra kunder till en leverantör som använder samma stödjande data och metadata. Då kan myndighetens inte förvänta sig en exklusiv äganderätt. I de fallen kan det istället vara aktuellt med någon form av nyttjanderätt.

Nyttjanderätt till data

I de fall som kommunen/landstinget inte kan få äganderätt till data, exempelvis för att även andra kunder till en leverantör använder samma stödjande data och metadata, bör myndigheten istället tillförsäkra sig om att få en nyttjanderätt som tillåter både eget användande och möjlighet för vidareutnyttjare att använda data i enlighet med principer för öppna data.

Åtkomst och extrahering

Myndigheten bör ha rätt att extrahera all verksamhetsdata, all stödjande data och all metadata som används i eller beskriver systemet och fritt utan extra kostnader använda denna information på det sätt myndigheten önskar, oavsett om myndigheten har äganderätt eller nyttjanderätt till dessa data.

Utöver detta krav bör krav ställas på att extraherade data ska levereras i maskinläsbar form och i ett öppet format. I första hand bör data levereras som en XML-fil med tillhörande XML-schema. Och myndigheten bör, om inte annat överenskommits, ha rätt att extrahera data en gång per kalenderdygn.

Terminologi och språk

Krav bör ställas på att stödjande data och metadata ska vara skrivet på svenska, eller i undantagsfall engelska och använda etablerade vokabulärer och begrepp. Data ska kunna förstås av personer utan djup teknisk kompetens. Om en viss standard eller vokabulär används för värdet i ett visst fält ska namnet på denna alltid anges.

API:er

Kommunen eller landstinget bör ställa krav på att de har rätt att publicera API med tillhörande dokumentation i de fall den upphandlade produkten eller tjänsten levereras med ett eller flera sådana. Krav bör också ställas på att leverantören ansvarar för att svarstiderna i API:et är acceptabla. Nivån för vad som är acceptabelt bör regleras i avtalet.

Domäner och länkar

I de fall en upphandlad produkt eller tjänst används för att publicera information på internet bör krav ställas på att kommunen eller landstinget ska ha möjlighet att använda sina egna domäner och att det på ett enkelt sätt ska gå att konstruera beständiga länkar som följer rekommendationerna i det nationella ramverket för öppna data.

Rätt till förvarning

Krav bör ställas på att myndigheten ska förvarnas skriftligen eller via annan överenskommen metod om förändringar av data som rör verksamhetsdata, stödjande data eller metadata och som innebär att data tillkommer, försvinner eller får en annan definition eller innebörd. Kommunen eller landstinget bör ställa krav på att förvarnas minst tre månader före ändringen införs i produktionsmiljön. Testfiler med det nya utseendet bör göras tillgängliga minst sex veckor innan ändringen införs i produktionsmiljön.

Rättigheter vid systemförändringar

Det är viktigt att säkerställa att de rättigheter och villkor som avtalats för att säkerställa effektivt och uthålligt arbete med öppna data gäller under hela avtalstiden. Detta för att förändringar i den levererade produkten eller tjänsten inte medför begränsningar av den nivå på efterlevnad av uppställda krav som gällde vid avtalsstarten.